Guía para empresas y clientes
Cuando se lleva a cabo un proceso de importación de carga, es esencial comprender y utilizar los códigos de las empresas. De lo contrario, los problemas logísticos pueden convertirlo en un proceso innecesariamente tedioso. Como punto de partida, es útil tener una idea clara de lo que son los códigos de empresa y sus funciones en este negocio. En algunas publicaciones se habla del Sistema de Información sobre Instalaciones y Gestión de Recursos (FIRMS). Se trata de códigos formados por un cuarteto de dígitos. Estos dígitos son identificadores únicos que incluyen letras alfabéticas y números.
El proceso de asignación de los códigos de empresa
La institución responsable de asignar los códigos es el Servicio de Aduanas y Protección de Fronteras de Estados Unidos (CBP), que se encarga de gestionar las aduanas y las instalaciones aduaneras que gestionan las mercancías a su llegada. Mediante la lectura del código alfanumérico, es posible identificar la ubicación exacta de la carga importada en EE.UU.. Estos códigos se asignan a diferentes instalaciones aduaneras. Dichas instalaciones pueden incluir almacenes desconsolidadores, estaciones de carga, almacenes aduaneros y zonas de comercio exterior.
Se prevé que todas las instalaciones que cumplan los requisitos estarán protegidas. La seguridad tiene por objeto garantizar que sólo se permita el acceso a las mercancías importadas sujetas a derechos de aduana tras la debida autorización. Esta autorización sólo se producirá cuando se hayan pagado todos los derechos e impuestos. Sin embargo, las salvaguardias impiden que los envíos se manipulen para eludir impuestos u otros controles. Ha habido casos en que las importaciones han sido sometidas a operaciones de fabricación antes de pagar los derechos exigidos. Por eso se toma muy en serio la asignación de estos códigos de empresa. Las infracciones pueden acarrear graves sanciones, incluida la cárcel.
Instalaciones curadas y codificadas con fines reglamentarios
El código FIRMS es algo así como un dispositivo de seguimiento para las instalaciones. El código sólo se ofrece y aprueba después de que una instalación haya presentado su situación ante el CBP. La fianza CBP se adquiere accediendo al Programa de Centralización de Fianzas, lo que sólo puede hacerse en el sitio web CBP.gov, donde la información necesaria se encuentra en la pestaña Comercio. A continuación, el usuario accede a la sección “Programas y Administración” antes de hacer clic en la opción “Fianzas”. No se considera apropiado gestionar importaciones sujetas a derechos cuando no están registradas ante las autoridades y no se les ha asignado un código.
Las instalaciones que hayan adquirido un código FIRMS figurarán en el Sistema Automatizado de Manifiestos (AMS) y estarán sujetas a la fianza correspondiente. Un punto de acceso alternativo es el Entorno Comercial Automatizado (ACE). Estar en cualquiera de estas plataformas facilita la transferencia y el tratamiento de las mercancías que cruzan las fronteras. De hecho, los socios comerciales pueden preocuparse si el proveedor de servicios no ha sido debidamente registrado. Ello se debe a que la falta de diligencia debida puede dar lugar a sanciones que aumenten considerablemente los costes empresariales. Las autoridades aduaneras y de impuestos especiales también garantizan el cumplimiento mediante inspecciones periódicas, seguimiento y evaluación.
Optimización del uso de los códigos FIRMS
Utilizar los códigos FIRM no sólo es un requisito legal, sino que también es fundamental para agilizar el proceso de gestión logística. Por ejemplo, estos códigos permiten completar el proceso de entrada sin demasiados obstáculos burocráticos. También son cruciales para el seguimiento de las mercancías en depósito, para que no escapen al proceso. Estos códigos son la forma de comunicación con el puerto de entrada de la aduana estadounidense, un importante regulador que puede determinar el ritmo y el éxito de estas transacciones. De hecho, los códigos FIRMS son una necesidad a la hora de cumplimentar trámites críticos de importación.
Estos códigos también son fundamentales para tramitar las órdenes de tránsito bajo fianza. Por ejemplo, sirven de acompañamiento para otra documentación aduanera y de impuestos especiales. Las llegadas de extranjeros pueden ser rechazadas o denegárseles la entrada si no se cita la designación del código FIRMS. Muchos puertos de entrada funcionan mediante un proceso electrónico. Sin códigos FIRM, esto se vuelve engorroso e incluso imposible en algunos casos. La facilidad de hacer negocios en este sector aumenta considerablemente con una buena comprensión y uso de los códigos FIRMS. Muchos profesionales del sector confían en ellos para su propio trabajo.
Utilización de los códigos FIRMS por intermediarios y clientes
Dado que los códigos FIRMS se utilizan para indicar con precisión la ubicación actual, son un instrumento necesario para los intermediarios. Los envíos aduaneros pueden ser numerosos e implicar transacciones complejas. Sin una codificación adecuada, el riesgo de pérdidas y errores es elevado. El coste de resolver esos errores justifica la inversión en el aprendizaje de estos códigos y su plena integración en el negocio de la importación. Además, los inspectores preguntan a menudo por las ubicaciones, y estos códigos harán que ese proceso sea más eficaz.
Las mercancías sujetas a estos códigos y localizaciones están mejor protegidas utilizando los códigos FIRMS. Por ejemplo, los almacenes conocerán la ubicación de los envíos independientemente de su diversidad y número. Los códigos ayudan a proteger las mercancías, facilitando a los almacenes el seguimiento de los envíos. También hacen posible que la CBD notifique al almacén una vez que la carga ha sido despachada de aduana e impuestos. Al responsabilizar a todos los implicados, los códigos FIRMS mejoran el rendimiento y la prestación de servicios. El movimiento de mercancías se convierte en un ejercicio más estable y predecible frente a la alternativa de que cada unidad desarrolle su mecanismo de seguimiento.
Mantenimiento de una lista actualizada de códigos para consulta diaria
El dinamismo del transporte marítimo obliga a actualizar periódicamente la lista de códigos. Por lo tanto, es una buena práctica vigilar las bases de datos existentes para que cualquier actualización sea debidamente reconocida y se actúe en consecuencia. El CPB es inmensamente útil a este respecto porque proporciona una lista ampliada de los códigos FIRMS accesibles. Lo mejor es ponerse en contacto con la instalación si el código no está claro. Algunas mercancías se almacenan de forma centralizada si están pendientes de despacho y no existen alternativas adecuadas. Los códigos pueden ayudar a desentrañar cualquier confusión sobre su ubicación.
Conclusión
La parte crítica del transporte marítimo es un negocio complejo que requiere instrumentos que faciliten el proceso a clientes y proveedores de servicios. Uno de esos instrumentos son los códigos FIRMS, que rastrean la ubicación exacta de la carga a la espera de ser despachada tras el pago de impuestos o aranceles. Las empresas que importan mercancías o apoyan este proceso deben conocer estos códigos exclusivos para contribuir mejor al buen funcionamiento de la cadena de suministro.
