Todo lo que debe saber
Uno de los documentos más importantes en el proceso de envío es el conocimiento de embarque electrónico (e-BoL) porque es esencial para garantizar la seguridad de la carga durante el tránsito. El e-BoL, una medida de seguridad fundamental, es un registro formal del envío. Por lo tanto, incluirá los últimos detalles sobre el transportista, el destinatario y el remitente. Es importante señalar que el e-BoL es la versión digital del antiguo conocimiento de embarque o BOL, lo que pone de relieve el papel fundamental que desempeña a la hora de facilitar el proceso de transporte y entrega de la carga.
Aspectos clave del conocimiento de embarque electrónico
Este artículo explora el significado y los usos del conocimiento de embarque electrónico. Por ejemplo, explica por qué un conocimiento de embarque electrónico es vital para las operaciones. Además, el artículo describirá algunas de las ventajas del conocimiento de embarque electrónico. Dado que el conocimiento de embarque electrónico es un documento legal emitido por un transportista a un cargador para el transporte de mercancías, contiene información esencial sobre la carga, como el tipo, la cantidad y el destino, así como los términos y condiciones del transporte.
La finalidad de la e-BoL es facilitar el intercambio, almacenamiento y gestión de documentos de envío de forma más eficaz y segura a través de medios electrónicos, eliminando la necesidad de documentación física y manteniendo al mismo tiempo su validez legal y fiabilidad. La adopción de una e-BoL puede reducir significativamente el tiempo y los costes asociados a los procesos de envío, agilizar las operaciones de la cadena de suministro y minimizar el riesgo de errores o fraudes.
Funciones del e-BoL
Una e-BoL cumple varias funciones en el transporte de mercancías, mejorando así la eficiencia y la seguridad dentro de la cadena de suministro. Algunas de las funciones clave de una e-BoL son las siguientes:
1. Prueba del contrato de transporte: El e-BoL sirve como documento jurídicamente vinculante entre el cargador y el transportista, en el que se describen los términos y condiciones del transporte, las responsabilidades y las obligaciones implicadas.
2. Recepción de mercancías: La e-BoL es la prueba de que el transportista ha recibido del cargador las mercancías especificadas en las condiciones y cantidad acordadas y se compromete a transportarlas y entregarlas al destinatario o consignatario designado.
3. Documento de titularidad: La e-BoL permite transferir los derechos de propiedad de las mercancías durante el tránsito. Al endosar o transferir electrónicamente la e-BoL, el propietario actual de las mercancías puede vender, ceder o transferir sus derechos a otra parte sin necesidad de un intercambio físico de documentos.
4. Mayor seguridad y reducción de riesgos: Mediante el uso de encriptación digital y controles de acceso seguro, la e-BoL minimiza el riesgo de errores, fraude y alteraciones no autorizadas o manipulación de la documentación, garantizando la exactitud y legitimidad de la información contenida en el documento.
5. Agilización de la tramitación de documentos: La e-BoL permite compartir y procesar más rápidamente la documentación de envío entre las partes pertinentes, como transportistas, cargadores, destinatarios y autoridades reguladoras. Esto puede reducir significativamente el tiempo y los costes de los procesos tradicionales basados en papel, como los servicios de mensajería o la gestión manual de documentos.
6. Agilización de las operaciones de la cadena de suministro: La digitalización del proceso de conocimiento de embarque proporciona una mayor transparencia, un seguimiento en tiempo real y una mejor organización de la documentación de envío. Esto, a su vez, puede conducir a una colaboración más eficiente entre las distintas partes interesadas en la cadena de suministro y contribuir a optimizar las operaciones logísticas.
Es esencial comprender cómo las empresas pueden crear esta herramienta, tras haber explorado las funciones de un conocimiento de embarque electrónico.
El proceso de creación de un e-BoL
- La creación de una e-BoL comienza cuando el expedidor facilita toda la información necesaria al transportista.
- A continuación, el transportista verifica y valida estos datos antes de crear un documento digital que puede utilizarse como e-BoL.
- Una vez creado, el e-BoL se envía a ambas partes para su revisión y aprobación.
- Una vez aprobado por ambas partes, el e-BoL se almacena en una base de datos segura a la que se puede acceder en cualquier momento.
- Por último, cuando se entregan o recogen las mercancías, los documentos pertinentes deben firmarse electrónicamente para completar el proceso.
Además de comprender los procedimientos de creación de un conocimiento de embarque electrónico, las empresas deben ser conscientes de cómo esta herramienta puede ahorrarles dinero.
Cómo la e-BoL puede ahorrarle dinero
Existen varias formas de ahorrar dinero al utilizar un conocimiento de embarque electrónico:
- Reduced paperwork and administrative costs associated with traditional bill-of-lading processes
- Eliminación de la introducción manual de datos, lo que se traduce en menos errores y mayor precisión
- Tiempos de tramitación más rápidos gracias al intercambio automatizado de documentos entre las partes implicadas en la transacción.
- Mayor visibilidad del estado de los envíos a lo largo de toda la cadena de suministro
- Posibilidad de realizar un seguimiento más eficaz de los envíos desde el origen hasta el destino
- Actualizaciones en tiempo real sobre cambios o retrasos que pueden ayudar a reducir costosas interrupciones
Para conseguir todos estos ahorros, es esencial seguir los protocolos de seguridad adecuados para el conocimiento de embarque electrónico.
Resumen de los protocolos de seguridad de un e-BoL
Un e-BoL es un documento digital que sirve como prueba de la transferencia de mercancías de una parte a otra. Es fundamental que las empresas apliquen protocolos de seguridad adecuados para garantizar la seguridad e integridad de una e-BoL. Estos pueden incluir:
1. Cifrado: Todos los datos asociados a una e-BoL deben encriptarse utilizando algoritmos seguros como AES-256 o RSA-2048 para protegerlos de accesos no autorizados.
2. Firmas digitales: Debe utilizarse una firma digital para autenticar cada transacción y verificar la identidad de su autor. Esto ayuda a prevenir el fraude y garantiza que sólo las partes autorizadas tengan acceso a la información contenida en una e-BoL.
3. Medidas de control de acceso: Las empresas también deben implementar medidas de control de acceso, como la autenticación de usuarios, la autorización basada en roles y la autenticación de dos factores, con el fin de limitar quién tiene acceso a la información sensible relacionada con una transacción de e-BoL.
4. Auditoría y registro: También es importante que las empresas auditen sus sistemas con regularidad para rastrear cualquier actividad sospechosa relacionada con sus transacciones de e-BoLs, lo que les ayudará a detectar rápidamente posibles amenazas y tomar las medidas correctivas necesarias.
Aparte de estos controles, existen reglamentos y normas del sector para los e-BoL que las empresas deben conocer.
Reglamentos y normas del sector para los e-BoL
El uso de e-BoLs es cada vez más popular en el sector del transporte marítimo. Como tal, hay una serie de reglamentos y normas que se han aplicado para garantizar la transferencia segura de e-BoLs entre las partes. Entre ellas figuran:
1. Código de conocimientos de embarque electrónicos de la Organización Marítima Internacional (OMI e-BoL). Este código establece directrices sobre cómo deben crearse, almacenarse, transferirse y utilizarse los conocimientos de embarque electrónicos por todas las partes implicadas en las transacciones comerciales internacionales.
2. El Convenio de las Naciones Unidas sobre el Contrato de Transporte Internacional de Mercancías Total o Parcialmente Marítimo (Ley Modelo de la CNUDMI sobre Documentos Electrónicos Transferibles). Este convenio proporciona seguridad jurídica en cuanto a la aplicabilidad y validez de los e-BoL en virtud de la legislación aplicable.
3. ISO 15000-5 Norma para el intercambio electrónico de datos en los sistemas de gestión logística y de transporte (EDIFACT EDI Standards). Esta norma define un conjunto acordado de reglas para el intercambio electrónico de datos entre socios comerciales dentro de sistemas de gestión logística como las aplicaciones informáticas de gestión de la cadena de suministro.
4. GS1 Global Trade Item Number System (GTIN). El GTIN es un sistema mundialmente aceptado que asigna identificadores únicos a los productos comercializados internacionalmente para que puedan ser rastreados a lo largo de su ciclo de vida, desde la producción hasta la entrega en el puerto/almacén de destino y puntos similares.
Conclusión
Un conocimiento de embarque electrónico (e-BoL) es un documento importante que sirve como recibo de las mercancías enviadas. Proporciona una prueba de la propiedad y la entrega, lo que ayuda a proteger tanto al remitente como al destinatario de posibles disputas o malentendidos. Un e-BoL también permite tiempos de procesamiento más rápidos, ya que se puede enviar electrónicamente en lugar de a través de los métodos tradicionales de papel.
Además, una e-BoL elimina los errores de introducción manual de datos al rellenar automáticamente los campos con información precisa, como peso, cantidad, descripción, etc. Esto facilita el seguimiento de los envíos en tiempo real. Esto facilita el seguimiento de los envíos en tiempo real. Por último, el uso de una e-BoL reduce los costes asociados a la impresión y el envío de documentos físicos, a la vez que mejora la eficiencia general del proceso de la cadena de suministro.
