Un análisis logístico y consejos importantes para las empresas
Hay momentos en los que resulta evidente que debe empezar a considerar la opción de la subcontratación. La planificación temprana y la atención a las señales de alarma serán la clave para cumplir con sus pedidos y mantener a sus clientes contentos. Utilizar la subcontratación para cubrir las carencias que existen en su propia capacidad de suministro puede ser la clave. En este artículo se examinan algunos de los indicadores para considerar si la subcontratación puede ser la solución para sus necesidades.
Indicadores clave de que necesita empezar a subcontratar
Si alguna de las siguientes circunstancias se le aplica actualmente o es probable que se le aplique pronto, es el momento de planificar una posible externalización:
- ¿Tiene más de 100 pedidos en un periodo de 30 días?
- ¿Tiene problemas de almacenamiento o se está quedando sin espacio?
- ¿Ha gestionado recientemente consultas sobre entregas incorrectas o tardías?
- ¿Gasta una cantidad excesiva de tiempo operativo en el cumplimiento de los pedidos?
- ¿Le cuesta mantener y organizar sus existencias?
- ¿Ha pensado recientemente en alquilar un espacio de almacén para complementar el suyo?
- ¿Le vendría bien la ayuda de otra persona para ocuparse del cumplimiento de los pedidos?
- ¿El cumplimiento de los pedidos está restando recursos a las oportunidades de crecimiento?
- ¿Su modelo de negocio tiene problemas de espacio y capacidad de almacenamiento?
- ¿Está a punto de terminar el contrato de alquiler de su almacén?
- ¿Espera que su nivel de pedidos siga aumentando?
Si la respuesta a todas, a varias o a alguna de estas preguntas es “sí”, es probable que tenga que empezar a pensar en externalizar el cumplimiento de sus pedidos.
Último recurso para las empresas que están desesperadas
Es importante señalar que la externalización no es la primera opción para todas las empresas. Muchas empresas sólo recurren a la subcontratación de la ejecución de pedidos cuando les han fallado todos los métodos tradicionales. A menudo, las empresas comienzan a realizar este trabajo internamente y luego recurren a la externalización si el proceso interno ya no es capaz de hacer frente a las demandas de los clientes y del mercado.
Por supuesto, hay quienes tienen una estrategia empresarial agresiva desde el principio. Son los empresarios que no tienen miedo de subcontratar porque prevén plenamente que la demanda de su producto va a superar su capacidad de oferta. Si adopta una estrategia de este tipo, debe contar con una estrategia de marketing de primer nivel para abrir oportunidades de expansión.
Luego están las marcas que ya están bien establecidas y no prevén dificultades para comercializar sus productos. Para estas grandes marcas, la verdadera cuestión es si pueden satisfacer las demandas de sus clientes. De ahí que la subcontratación pueda ofrecer la oportunidad de crear capacidad de forma sostenible. El factor clave para determinar cuándo y cómo empezar a subcontratar es un análisis detallado de costes y beneficios.
La importancia de estabilizar las ventas como requisito previo a la externalización
El análisis coste-beneficio tiene dos caras. Para empezar, se puede alcanzar el equilibrio reduciendo los costes. Sin embargo, el problema de reducir los costes de forma agresiva es el riesgo de reducir la calidad en el proceso. Los clientes no van a tolerar una calidad inferior simplemente para satisfacer sus exigencias como proveedor.
La otra vertiente es aumentar los beneficios en términos de precios desplegando una estrategia de maximización de los mismos. Sin embargo, la estrategia de maximización de precios también podría ser contraproducente si los clientes pueden acceder fácilmente a alternativas más baratas. Por ello, la estrategia de maximización de precios suele asociarse a empresas que se encuentran en un mercado monopolístico o cuasi monopolístico.
Para la mayoría de las empresas, la clave es establecer un nivel competente de ventas que se mantenga estable antes de pensar en externalizar funciones como la realización de pedidos. Puede ver su progreso hacia esta certeza registrando las ventas que tiene cada día y cada mes. Si son constantes a lo largo de un tiempo, podrá concluir que tiene suficiente demanda para justificar la subcontratación.
Al externalizar, puede recuperar el tiempo dedicado a la ejecución de los pedidos. Este tiempo se dedicará a otras prioridades operativas como el embalaje, la recogida, la organización, la gestión, el procesamiento y la entrega. Suponiendo que las demás cosas se mantengan constantes, esta atención aumentará su eficacia operativa, lo que a su vez atraerá a más clientes.
Costes de reputación por no actuar a tiempo
No entender los riesgos y mitigarlos puede ser costoso para su reputación. Los pedidos retrasados o inexactos causan estragos en su segmento y pueden destruir su reputación. Las noticias sobre un mal servicio al cliente viajan más rápido que cualquier calificación positiva. Si sus clientes no reciben sus entregas en tiempo y forma, es probable que le hagan críticas negativas que se compartirán ampliamente.
Desde este punto de vista, tiene sentido subcontratar el cumplimiento de los pedidos tan pronto como sea evidente que existe un problema. La lista de comprobación que aparece al principio de este artículo le dará algunas ideas que puede utilizar en su proceso de toma de decisiones. Si puede compensar la presión de la entrega de pedidos mediante la externalización, podrá dedicar más tiempo a atender las necesidades de sus clientes de la forma que ellos desean y esperan.
Nunca habrá un momento ideal para hacer ajustes
Los ajustes deben hacerse tan pronto como sea práctico y necesario. No posponga las decisiones por la precaución de cambiar su modelo de negocio. Los clientes esperan una prestación de servicios de alto nivel y es su responsabilidad ofrecérselos. Cambiar el modelo de prestación o externalizarlo siempre puede suponer un riesgo, porque nunca se sabe cómo será la otra parte en términos de eficiencia operativa. Sin embargo, la externalización puede acabar siendo la mejor solución para sus clientes en general.
Al externalizar, una de las cosas de las que tendrá que ocuparse es del proceso de transición. Tiene que asegurarse de que su empresa no se vea gravemente perjudicada por el cambio hacia un modelo de externalización. Para ello, hay que planificar y crear sinergias. Seleccione socios de cumplimiento de pedidos que compartan valores con usted y que traten a sus clientes con respeto. Cuando sea posible, haga una prueba para ver su rendimiento antes de comprometerse con un contrato.
Finalizar
El cumplimiento de los pedidos es un aspecto importante de la funcionalidad empresarial. Sin embargo, puede llegar a ser abrumador al tener que hacer frente a las crecientes demandas de los clientes. Si ese es el caso, es hora de que considere la posibilidad de externalizar esta función. Si lo hace, le liberará de las presiones que supone realizar este trabajo. Así podrá centrarse en otras prioridades operativas de su modelo de negocio. En este artículo se exponen algunas de las señales de advertencia que debe tener en cuenta a la hora de externalizar la función de cumplimiento de pedidos en su empresa.
