¿Usted sabe que preguntas hacer para recibir la cotización correcta de fletes internacionales? ¿Sabe cómo desglosar cada cargo de la propuesta para asegurarse que nada se escape? ¿Conoce las cuotas que podrían aparecer en la factura final? Tome el control de sus costos de envíos internacionales y aprenda como analizar sus propuestas al detalle.
La importancia de la “Fecha de Carga Lista”
La Fecha de Carga Lista es cuando un cargador/fabricante está listo para entregar su mercancía a una empresa de transporte o servicios para ser entregada al comprador. Desafortunadamente, la caga no está lista hasta cumplir con la Fecha de Carga Lista acordada (CRD por sus siglas en ingles). Si ocurre un retraso en la entrega, ocasionara costos adicionales.
Aunque parezca que unos pocos días de diferencia en su CRD no sea gran cosa, lo es para los transportistas. En general, los transportistas entregan propuestas de envío que por lo normal son válidas por dos semanas, luego de ese periodo de tiempo las tarifas pueden variar. Si su propuesta incluye el CRD equivocado, puede terminar pagando cientos de dólares adicionales al precio ofrecido.
Cuotas Frecuentes y Potenciales Cargos
Imagine que usted abre su recibo de envío y observa un monto mucho más alto de lo esperado. Por alguna razón, un par de montos han sido cargados a su orden. Puede reaccionar de dos formas: Sentir ese horrible vacío en el estómago, o tomar la uta alternativa y enojarse.
Lo cierto es que hay cierta cantidad de cuotas que los cargadores no están conscientes cuando están reservando un envío. A largo plazo, estas cuotas pueden acumularse, causando altos costos totales y clientes poco contentos. Sin embargo, si esta consiente de esto al momento de establecer sus necesidades logísticas, tendrá menos oportunidades de sorprenderse por los gastos incluidos en sus costos finales.
Tarifas de Examinación de Aduana
Normalmente, las aduanas llevaran a cabo exámenes a asuntos específicos o tipos particulares de carga (especialmente las cargas peligrosas). Sin embargo, aunque usted no esté haciendo nada malo o si sus bienes no son objeto de estas examinaciones, puede verse afectado por exámenes al azar. En este punto, tendrá que pagar cuotas adicionales, y posiblemente tendrá que afrontar más cargos relacionados con la demora de la carga cuando esta se tarda más de lo esperado mientras es examinada.
Por el lado menos intenso del caso, las aduanas pueden solo revisar los documentos oficiales de envío, pero igual debe estar preparado para revisiones mas profundas. Por ejemplo, su carga puede ser escaneadas bajo rayos X, o hasta descargada e inspeccionada para asegurarse que cumpla con los requerimientos más específicos. Por supuesto, usted puede hacer todo lo posible para mantenerse fuera de los problemas con las aduanas, pero usted nunca sabrá cuándo ocurrirá una revisión al azar que cause cuotas adicionales.
Incremento General de Fletes (GRI)
Un Incremento General de Fletes es una carga que los cargadores agregan por encima de sus tarifas regulares. Un GRI puede ocurrir en algunas o todas las rutas durante un periodo especifico de tiempo. Usualmente, los transportistas anuncias los estos costos a principios de mes y ajuntan las tarifas basándose en el volumen de ese periodo.
Si usted no conoce el GRI de un transportista y su Fecha de Carga Lista se encuentra durante el periodo de recargo, usted puede obtener costos extras en su factura final de envío. Algunos de los agentes de carga no notifican a sus clientes los GRIs hasta que la carga este reservada, así que es importante que usted los consulte, o haga su propia investigación sobre estos periodos de recarga para asegurarse que ninguno de estos cargos se encuentre en su propuesta inicial.
Nota: Alguno de los transportistas se refieren a estas cargas con el nombre de Incremento General de Restauración (GRR por sus siglas en ingles), pero no son nada diferentes a los GRIs.
Cargos de Entrega Terrestres
Si usted no solicita una cotización Puerta a Puerta (con códigos postales de origen y destino), el agente de carga puede ofrecerle una tarifa de Puerto a Puerto.
No toda la carga puede ser enviada directamente de un Puerto a otro. Algunas veces, la mercancía necesita ser transportada por vía terrestre a un puerto (o viceversa) antes de que puedan ser entregadas al comprador. Por ello, usted necesita prestar atención lo que incluye su cotización (si incluye costos de entrega terrestre o solamente cubre transporte puerto a puerto)
Muchas veces, si usted no solicita (o si su agente de transporte no le consulta) entrega terrestre, su propuesta de envío internacional no la incluirá – esta es la forma de trabajar de algunos transportistas. Y entonces tendrá que adicionar gastos a sus costos generales de envío.
Derechos de Aduana
Puede parecer de sentido común, pero no todos los compradores toman en cuenta los gastos de derechos de aduana en los costos de envío. No cometa el mismo error; haga su investigación y converse con su agente de carga o transportistas sobre los derechos arancelarios que deberá pagar por su mercancía.
Además, si sus productos cambian o son alterados de alguna forma antes de que lleguen a la aduana, puede incurrir en tarifas adicionales de las que usted cotizó al principio. Lo mismo aplica para los bienes que no fueron correctamente clasificados (intencionalmente o no). En este caso, puede terminar pagando cientos de dólares para resolver este pequeño problema con la aduana. En esencia, la aduana tiene el derecho de cobrarle tanto el valor doméstico de sus bienes (en situaciones de fraude) y hasta dos o cuatro veces el monto de lo que usted realmente debe (en situaciones de negligencia).
Demora
La demora es un monto adicional aplicado a la carga que se queda por más tiempo del estimado en el puerto de destino. En general, no tiene que preocuparse por la demora si tiene claro cuánto tiempo le es permitido mantener su carga en el puerto (usualmente es de 4 a 7 días) tanto en importación como en exportación. El problema surge, sin embargo, cuando usted no conoce su tiempo libre en el puerto, o asume que dicho tiempo es el mismo en todos los puertos.
Por ejemplo, si el país donde usted está enviando sus bienes tiene más tiempo de espera en el puerto que otro país, usted puede enfrentarse a cuotas de detención y demora que pudo haber evitado si hubiese hecho su investigación. Y desafortunadamente, la demora puede ser un error costos, añadiendo cientos de dólares a cada día que su carga se queda en el puerto.
China VAT
Desde el 2013, las autoridades Chinas han estado cargando a las tarifas de transporte interno un impuesto sobre el valor agregado (IVA o VAT, por sus siglas en inglés). Si a los agentes de transporte les es aplicado este impuesto directamente desde el cargador, el monto será añadido como un ítem extra. Si su flete incluye China y usted no ve en su propuesta el VAT, verifique con su agente de carga; de lo contrario, será cargado con un 6% extra al momento de facturación.
Seguro de Carga
Cerciórese de que el seguro de carga se encuentre expresado en la propuesta como un ítem separado del resto. Frecuentemente, si el seguro de carga no está incluido en la propuesta, no está incluido en el presupuesto. Cuando usted esté revisando propuestas de envíos internacionales, verifique que el seguro cubre desde el origen al destino. Generalmente el seguro ofrecido por el agente de carga solo cubre los bienes de puerto a puerto, haciendo que todos los reclamos de acarreo (camiones) sean inelegibles. Conozca más sobre seguro de carga: ¿Su carga de verdad está asegurada?
Tasas de Mensajería y Documentación
Cuando usted revisa su cotización de flete, observe si dentro de los ítems se encuentran las tasas de mensajería y documentación. Mucho de los agentes de carga añadirán estas tasas en la factura, sin importar que nunca fueran incluidas en la propuesta de transporte original.
Pagar tasas inesperadas no es una sorpresa agradable. Pero educarse y prepararse un poco puede ahorrarle mucho. Si usted se esfuerza por planificar diferentes escenarios y gastos, no tendrá que preocuparse por deber dinero a largo plazo en sus órdenes de envíos internacionales.
Tasa de Paletas
Cuando usted envía carga suelta, es importante que usted envíe con paletas de su propiedad, de lo contrario, correrá el riesgo de pagar para que su carga se empaque en las paletas del cargador. Si usted no provee dichas paletas, es imperativo que sepa los cargos a los que se enfrentará.
Contenedores con Sobrepeso
Cuando usted envía un contenedor complete (FCL) de bienes pesados, es importante verificar el peso máximo de carga del transportista que usted seleccionó. Si su carga posee sobrepeso, tendrá que pagar cuotas adicionales.
Tasa de Manejo del Contenedor
Algunos transportistas en ciertas rutas han empezado a implementar una Tasa de Manejo del Contenedor (CMS, por sus siglas en inglés) para cubrir los costos operacionales que se incurren al manejar el contenedor vacío.
¿Cómo obtener la mejor cotización de flete?
Pídale a su agente de carga que le suministre múltiples opciones de cargadores basándose en sus preferencias. ¿Busca reducir costos? Dígale a su agente de carga que usted está interesado en la opción más económica e indíquele una tarifa promedio si es posible. ¿Existe algún trasbordo con un cargador? Tenga presente que los trasbordos pueden retener su carga por algunas semanas. Cada puerto de trasbordo aumenta la posibilidad de que la carga no llegue a tiempo.
Un cargador barato puede tener costos adicionales escondidos. Es tentador irse por el más económico, y puede ahorrarle dinero al principio, pero, es probable que usted termine pagando altas tasas por manejo inapropiado de la carga. Por ejemplo, cuando se importa a los Estados Unidos, si los agentes de transporte y aduana no entregan la documentación a tiempo, el expedidor se verá obligado a pagar altas multas. No cumplir con la normativa ISF hará que la aduana multe al importador por un monto de $5,000 USD.
¿Será cumplida la propuesta de carga? Aunque parezca elemental, el expedidor siempre deberá verificar con el agente de carga si la propuesta será respetada. Lo que usted ve puede no ser siempre lo que pague con algunos agentes poco éticos. Pregúntele a la compañía por testimonios y experiencias de otros clientes que han utilizado las mismas rutas o enviado los mismos bienes que usted quiere enviar. Si la compañía está orgullosa de su trabajo, no dudaran en demostrarlo.
¿Cuál es su historia? ¿Ha tenido que pagar tasas adicionales? Comparta su historia en los comentarios.
