Los cargadores de carga parcial o LTL (Less-than-truckload por sus siglas en inglés) están bajo presión para digitalizar el conocimiento de embarque en toda la industria. Digitalizar documentos de envío como éste ayudaría a los operadores de carga a reducir costos, especialmente a los operadores de carga parcial. Simultáneamente, optimizaría el flujo de carga y devolvería algunas de las ganancias a los cargadores.
Hoy en día, el impulso para automatizar el transporte de carga se ha enfocado en gran medida en el conocimiento de embarque único. Esta hoja de papel acompaña a cada envío y actualmente había una unidad para digitalizarlo. La razón para este empuje es el hecho de que los cargadores necesitan poder gestionar el flujo de datos electrónicos que atraviesan sus oficinas, sus muelles y los transportistas. Hay un serio problema entre el personal de la industria que todavía recibe conocimientos de embarque escritos a mano. El problema con el contenido escrito a mano es que la clasificación de la carga podría no estar incluida, podría tener errores o simplemente no son legibles. En teoría, cuanto más pueda la industria escapar de estos errores y problemas, menos problemas tendrán en el sistema.
Errorres Actuales en la Industria
Los datos de esos documentos de embarque son típicamente enviados al operador de cargo a través de una máquina de fax y luego deben ser ingresados minuciosamente a mano en el sistema de gestión de carga. Cuando esto ocurre, prepara el camino para los errores de transcripción. Desafortunadamente, ese no es el problema más grande causado por el uso de facturas en papel. Un director senior de una compañía de tecnología con sede en Chicago afirmó que el problema no es el papel sino lo pesado. Dos minutos antes de irse, algo puede estar escrito en el papel, lo que impacta dramáticamente estos costos. Cambiar la clasificación o el peso puede causar graves discrepancias financieras en el futuro. Si esto es el resultado de un simple error humano o de acciones nefastas, la digitalización de los recibos evitará la necesidad de escribir algo.
Los Recibos Digitales para el Análisis de Datos
La integración de la nueva tecnología y la digitalización de esos recibos tienen el potencial de eliminar errores manuales, lo cual es un gran beneficio en sí mismo. Sin embargo, los beneficios se extienden mucho más allá de esto. En este momento, hay un costo para el operador LTL, que verifica el peso, la clasificación y otros datos. Hay un costo para el embarcador si la carga tiene que ser reclasificada. Finalmente, hay un costo para todos si hay una disputa legal o un reclamo legal. Digitalizar esta información significa que los datos pueden ser usados en otros sistemas y todos estos costos adicionales pueden ser eliminados eventualmente.
Cuando la información es recibida electrónicamente, puede ser usada para planificar la capacidad en tiempo real. Esa información se puede usar para agilizar la facturación y el proceso de pagos a los conductores de camiones y a los transportistas. Eventualmente, esto proporcionará la capacidad de ajustar las operaciones. Geoffrey Muessig, vice-presidente ejecutivo y director de marketing de PITT OHIO, declaró: “Si podemos obtener información electrónicamente y obtenerla más temprano en el día, podemos construir una hoja de ruta saber para donde necesitamos conductores esa noche basado en los flujos de carga. Esas son las mayores recompensas: se redujeron las millas vacías en nuestra operación de rutas, recibiendo carga en la calle más temprano en el día y entregándola más temprano al día siguiente.”
Los cargadores ganan a través del servicio mejorado y, en algunos casos, en los horarios de recolección extendidos. Esto significa una mayor eficiencia operativa en todos los ámbitos, lo que reduce los costos operativos para todos. A largo plazo, este tipo de transición podría, en gran parte, ahorarrle dinero a los cargadores. Muessig añadió, “Estamos preparados para recuperar parte de los ahorros con nuestros clientes –aquellos que están preparados para intensificar y hacer este cambio.”
Ahorrar Dinero a Largo Plazo
Este tipo de cambio no es uno que debería ocurrir en forma de una única revisión masiva. Un cambio como este es costoso, como los costos asociados con la capacitación. Entonces, ¿cuál es la alternativa? Cambiar las cosas poco a poco las hará parecer menos aterradoras, menos abrumadoras y será mucho más fácil para las compañías hacer el cambio en toda la industria a través de la implementación caso por caso. Una compañía está haciendo eso hoy. Están aumentando el número de documentos recibidos electrónicamente en aproximadamente un 15 por ciento de forma regular. Hace unos 10 años, el número de facturas recibidas electrónicamente podría haber sido de solo 5 por ciento. Hoy en día, es superior al 85 por ciento o más. Con este número ya tan alto, solo tiene sentido mover el resto de los recibos a un formato electrónico para que se puedan mejor los resultados de facturación. Las empresas están intentando, de forma lenta pero segura, de duplicar el número de documentos recibidos electrónicamente cada seis meses. Al hacer un cambio lento y constante en esta área, todos pueden ayudar todos los demás.
Sin embargo, este tipo de cambio no es sencillo. Este documento en particular es más que un recibo por los artículos o una lista. Los conocimientos de embarque son contratos legalmente vinculantes entre los cargadores y los transportadores. Es un contrato que puede ser ratificado en la corte. Es un documento que acredita los artículos que están siendo enviados, algo que ha sido usado a lo largo de la historia de la industria del transporte marítimo. Este documento en particular se remonta a la Ley de Autotransportistas de 1935, la cual produjo una nueva regulación económica para los servicios de transporte. Estos cambios fueron implementados para reemplazar a la Comisión de Comercio Interestatal, que finalmente se disolvió en 1996 y tenía los mismos requerimientos que antes y la misma responsabilidad por daños y pérdidas que se impuso en los ferrocarriles a principios del siglo XIX.
Responsabilidad Compartida y Culpa
El problema ahora es que tanto los cargadores como los transportistas son culpables de los problemas que surjan. La mayoría de las veces, la compañía de transporte emite un documento en blanco al remitente. Los operadores de transporte LTL han dudado en tomar una posición y requieren datos electrónicos, especialmente para los clientes de envíos más pequeños que no tienen sistemas de gestión de transporte. Sin embargo, las compañías pequeñas no necesariamente deben usar este tipo de sistema para hacer la transición. Pueden usar un software independiente integrado a los sistemas financieros existentes que utilizan. El problema real no es cambiar las reglas o reparar el software, sino cambiar el comportamiento humano.
Sam Ralat, director senior de innovación transportista en Project44 afirmó, “Hay una gran memoria muscular en torno a este problema. Algo sobre el formato de un pedazo de papel –las personas creen que es mágico. Pero esa pieza de papel no le está haciendo ningún bien y está permitiendo un mal comportamiento. Necesitamos ir hacia una experiencia más parecida a un paquete en el que estés usando algo como un código de barras, donde sea más una experiencia de registro de una aerolínea.”
